ارسال کد رهگیری پستی با پیامک؛ آموزش تصویری

ارسال کد رهگیری پستی با پیامک چیست و مسیر کار چگونه است

ارسال کد رهگیری پستی با پیامک یعنی آماده‌سازی یک پیامک برای هر مشتری که کد مرسوله همان مشتری را اعلام می‌کند و راه پیگیری را نشان می‌دهد. در فاکتورلند این کار پنج مرحله جدا دارد: استخراج کد از رسید، تطبیق کد با سفارش درست، بازبینی متن پیامک و گیرندگان، ارسال و تحویل توسط اپراتور.

فروشنده‌ای را در نظر بگیرید که بسته‌ها را به باجه پست تحویل داده و با یک رسید شلوغ به خانه برگشته است. روی رسید چند ردیف کد چاپ شده و در دفتر فروش، چند سفارش با نام و شماره مشتری ثبت شده است. حالا باید هر کد به مشتری درست خودش برسد. اگر یک کد جابه‌جا ارسال شود، مشتری کد مرسوله دیگری را می‌گیرد و پیگیری او به نتیجه نمی‌رسد. همین یک جابه‌جایی ساده، چند پیام پشتیبانی و چند رفت‌وبرگشت اضافه می‌سازد.

این راهنما برای همین نقطه نوشته شده است. خروجی هر مرحله مشخص است و مرحله بعد بدون خروجی مرحله قبل جلو نمی‌رود. استخراج کد از تصویر، گام نخست است و به‌معنای درست‌بودن تطبیق یا آماده‌بودن ارسال نیست. تطبیق، یعنی وصل‌کردن هر کد به سفارش درست. بازبینی، یعنی کنترل متن و شماره گیرنده پیش از ارسال گروهی. ارسال، یعنی تایید نهایی پس از بازبینی. تحویل، یعنی رسیدن پیامک که بر عهده اپراتور است و با فعال‌بودن سامانه یکی نیست.

این راهنما چه چیزی را آماده می‌کند و چه چیزی را قول نمی‌دهد

این راهنما آماده‌سازی پیامک کد رهگیری را توضیح می‌دهد و متن، کد هر گیرنده و شماره مشتری را قدم‌به‌قدم کنترل می‌کند. این راهنما تحویل قطعی پیامک به همه گیرندگان را قول نمی‌دهد، چون تحویل نهایی توسط اپراتور انجام می‌شود و ممکن است با تاخیر یا خطا همراه باشد.

خواننده این صفحه معمولا دو انتظار دارد. نخست این‌که بداند دقیقا چه ورودی بدهد و هر دکمه چه کاری می‌کند. دوم این‌که مطمئن شود کد هر مشتری به خود او می‌رسد. هر دو انتظار درست است، ولی هر دو به بازبینی انسانی نیاز دارند. خروجی استخراج را باید با رسید اصلی مقایسه کرد. تطبیق هر ردیف را باید پیش از ادامه کنترل کرد. متن و شماره گیرنده را باید پیش از ارسال گروهی دید. این سه کنترل، ستون اصلی کل مسیر است.

نکته دیگر این است که لینک پیگیری ساخته‌شده با رهگیری لحظه‌ای زنده یکی نیست. لینکی که در متن پیامک می‌آید، راه پیگیری مرسوله را نشان می‌دهد ولی وضعیت لحظه‌ای بسته را در همان لحظه نمایش نمی‌دهد. همین تفکیک ساده، از چند سوءتفاهم رایج جلوگیری می‌کند. مشتری می‌داند کجا پیگیری کند و فروشنده می‌داند چه چیزی را باید در متن بگذارد و چه چیزی را نباید قول بدهد.

ورودی‌های لازم پیش از شروع

پیش از شروع، این ورودی‌ها را آماده کنید: رسید خوانا، سفارش ثبت‌شده و بازبینی‌شده، شماره مشتری، متن بازبینی‌شده و اعتبار پیامک کافی. اگر یکی از این‌ها ناقص باشد، در میانه مسیر می‌مانید.

رسید خوانا یعنی تصویری که کدها در آن واضح باشند. نور کافی، کادر کامل و بدون تاشدگی، سه شرط ساده برای رسید خواناست. اگر رسید کج یا تار باشد، خروجی استخراج ناقص می‌شود و باید ردیف‌ها را دستی اصلاح کنید. بهتر است همان اول برای خوانایی وقت بگذارید تا در ادامه دوباره‌کاری نشود.

سفارش ثبت‌شده و بازبینی‌شده یعنی سفارشی که نام مشتری، نام فروشگاه، آدرس و کدپستی آن با پیام مشتری کنترل شده باشد. آدرس و کدپستی را با پیام مشتری کنترل کنید و سراغ تطبیق بروید. لیبل پستی هم از همین سفارش ثبت‌شده ساخته می‌شود، پس دقت این‌جا در دو خروجی اثر می‌گذارد.

شماره مشتری را هم از همان سفارش ثبت‌شده بردارید، نه از حافظه یا پیام پراکنده. متن پیامک را هم پیش از ارسال گروهی بازبینی کنید. اعتبار پیامک کافی هم لازم است، چون هر پیامک جدا یک اعتبار پیامک مصرف می‌کند و هزینه استخراج عکس جداست. اگر اعتبار کافی نباشد، ارسال ناتمام می‌ماند.

مرحله یکم: استخراج کد از رسید

در مرحله استخراج، عکس خوانای رسید را وارد می‌کنید و کدها از تصویر استخراج می‌شوند. این خروجی هنوز به سفارشی وصل نیست و آماده ارسال هم نیست؛ فقط فهرست خام کدهاست که باید با رسید اصلی مقایسه شود.

فرض کنید پنج بسته را با هم به پست داده‌اید و یک رسید گرفته‌اید. روی رسید چند ردیف عدد چاپ شده است. کار مرحله یکم فقط همین است که این عددها از تصویر خوانده و در فهرست بیایند. این‌که کدام عدد مال کدام مشتری است، کار این مرحله نیست و در مرحله تطبیق انجام می‌شود. این تفکیک را جدی بگیرید، چون بیشتر خطاهای گزارش‌شده از قاطی‌شدن همین دو مرحله می‌آید.

ورودی پذیرفته‌شده در این مرحله سه شکل دارد. یک تا پنج عکس رسید با پسوندهای jpeg و jpg و png و gif که هر عکس تا پنج مگابایت باشد. یا یک فایل با پسوندهای CSV و TXT و XLSX. فایل PDF فقط در حالت متنی و با وابستگی جدا بررسی می‌شود و PDF اسکن‌شده پشتیبانی نمی‌شود. سقف هر فایل پانصد کد است. اگر فایل شما بیشتر از این سقف باشد، باید آن را به چند فایل کوچک‌تر تقسیم کنید.

عکس رسید خوانا چگونه وارد می‌شود

عکس خوانای رسید را با نور کافی و کادر کامل وارد کنید و کدهای استخراج‌شده را با رسید اصلی مقایسه کنید. اگر کد ناخوانا بود، به حدس عدد اضافه نکنید و رسید اصلی را دوباره بررسی کنید.

برای عکس خوب، رسید را روی سطح صاف بگذارید و کل برگه را در کادر بگیرید. سایه دست و نور مستقیم روی کاغذ، دو خراب‌کننده رایج خوانایی‌اند. گوشی را موازی با برگه نگه دارید تا حروف کج نیفتند. اگر رسید بلند است، مطمئن شوید بالا و پایین برگه بریده نشده باشد. هر ردیفی که در عکس نباشد، در خروجی هم نیست.

پس از ورود عکس، فهرست کدهای استخراج‌شده را سطر‌به‌سطر با رسید اصلی مقایسه کنید. به ترتیب ردیف‌ها دقت کنید و ردیف اشتباه را دستی اصلاح کنید. خطای تشخیص را با رسید اصلی اصلاح کنید و سراغ حدس نروید. یک رقم اشتباه در کد مرسوله، پیگیری مشتری را خراب می‌کند. همین مقایسه چنددقیقه‌ای، از چند روز پیام پشتیبانی جلوگیری می‌کند.

هزینه این بخش جداست: هر عکس پنج اعتبار. اگر خروجی استخراج صفر کد باشد، برگشت اعتبار ندارد. پس ورود عکس تار یا ناقص، هم وقت می‌گیرد و هم اعتبار مصرف می‌کند. پیش از انتخاب، خوانایی عکس رسید را در گالری گوشی بررسی کنید. پس از انتخاب، نام فایل‌ها را در اپ کنترل و فایل اشتباه را حذف کنید. بعد از پردازش، کدهای استخراج‌شده و اتصال آن‌ها به سفارش را بازبینی کنید.

فایل و محدودیت‌های ورودی

ورودی فایل یا عکس است و هر فایل سقف پانصد کد دارد. فایل متنی با فایل اسکن‌شده یکی نیست و فقط حالت متنی پشتیبانی می‌شود.

اگر کدها را از قبل در فایل دارید، یک فایل CSV یا TXT یا XLSX بدهید. ساختار فایل را ساده نگه دارید و هر کد را در یک ردیف بگذارید. کاراکتر اضافه و ستون به‌هم‌ریخته، تطبیق بعدی را سخت می‌کند. پیش از ورود فایل، یک بار آن را باز کنید و ردیف‌ها را چشم‌گردی کنید. ردیف خالی و فاصله اضافه را پاک کنید تا فهرست تمیز وارد شود.

درباره PDF دقت کنید. فایل PDF فقط در حالت متنی و با وابستگی جدا بررسی می‌شود و PDF اسکن‌شده پشتیبانی نمی‌شود. یعنی اگر PDF شما فقط عکس اسکن‌شده داخل قاب PDF باشد، خوانده نمی‌شود. در این حالت یا رسید را به‌صورت عکس مستقیم وارد کنید یا از فایل متنی استفاده کنید. این محدودیت را از اول در نظر بگیرید تا در میانه کار به بن‌بست نرسید.

سقف هر فایل پانصد کد است. این سقف برای هر فایل جداست و با هزینه استخراج یکی نیست. اگر تعداد کدهای شما از سقف بیشتر است، فایل را به چند بخش تقسیم کنید و هر بخش را جدا وارد کنید. برای هر بخش، بازبینی و تطبیق را هم جدا انجام دهید تا ردیف‌ها قاطی نشوند.

اگر کد خوانا نبود چه باید کرد

اگر کد خوانا نبود، خروجی را با رسید اصلی مقایسه و ردیف اشتباه را دستی اصلاح کنید. حدس‌زدن رقم ناخوانا ممنوع است.

سه حالت پیش می‌آید. حالت اول این است که یک رقم ناخواناست. در این حالت همان رقم را از روی رسید اصلی پیدا کنید و فقط همان خانه را اصلاح کنید. حالت دوم این است که کل ردیف ناخواناست. در این حالت عکس بهتری از همان بخش رسید بگیرید و دوباره وارد کنید. حالت سوم این است که ردیف در خروجی نیست. در این حالت کادر عکس را بررسی کنید؛ شاید آن بخش رسید در عکس بریده شده باشد.

در هر سه حالت، پیش از ارسال گروهی، تطبیق همه ردیف‌ها را دوباره ببینید. این بازبینی دوم، مرحله تشریفاتی نیست. خستگی چشم در مقایسه ردیف‌ها طبیعی است و یک دور دوم، خطاهای مانده را می‌گیرد. برای بسته‌بندی سفارش آنلاین‌شاپ که تعداد بسته‌ها زیاد است، این دور دوم را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید تا تمرکز بماند.

اگر پس از دو بار مقایسه هنوز یک کد مشخص نیست، کد نامشخص را بدون اطمینان ارسال نکنید. از مشتری هم کد حدسی نخواهید. رسید اصلی، تنها مرجع درست است. فقط کدهایی را ثبت کنید که ارتباطشان با سفارش را بررسی کرده‌اید. موارد نامطمئن را تأیید نکنید و ارتباط اشتباه را جدا کنید. ثبت کد با ارسال پیامک یکی نیست؛ پیش از ارسال، مخاطبان و نتیجه بررسی شماره‌ها را کنترل کنید. برای انتخاب دلخواه بخشی از مشتری‌ها از مسیر انتخاب مخاطبان پیامک استفاده کنید؛ ردیف حل‌نشده را ذخیره‌شده برای بعد فرض نکنید.

مرحله دوم: تطبیق کد با سفارش درست

در مرحله تطبیق، هر کد استخراج‌شده به سفارش درست و مشتری درست وصل می‌شود. استخراج خودکار به‌معنای تطبیق قطعی نیست و تا این وصل‌شدن کنترل نشود، نباید سراغ بازبینی متن رفت.

این مرحله قلب کل مسیر است. فرض کنید سه مشتری دارید: مشتری اول دو بسته، مشتری دوم یک بسته و مشتری سوم یک بسته. خروجی استخراج چهار کد جدا می‌دهد، ولی نمی‌گوید کدام کد مال کیست. تطبیق یعنی همین نگاشت. برای هر ردیف باید بررسی کنید که کد مرسوله متعلق به همان گیرنده است. اگر این نگاشت جابه‌جا شود، مشتری کدی را می‌گیرد که بسته او نیست و پیگیری او به بن‌بست می‌خورد.

روش درست، ردیف‌به‌ردیف جلو رفتن است. از بالای فهرست شروع کنید و برای هر کد، سفارش متناظر را باز کنید. نام مشتری، شماره مشتری و نشانه سفارش را کنار کد بگذارید. وقتی هر سه با هم خواندند، آن ردیف را تایید کنید و سراغ ردیف بعد بروید. عجله در این مرحله، خطای جابه‌جایی می‌سازد. اگر تعداد ردیف‌ها زیاد است، در دسته‌های ده‌تایی جلو بروید و پس از هر دسته یک مکث کوتاه برای کنترل دوباره بگذارید.

هر کد به کدام سفارش و مشتری وصل می‌شود

هر کد فقط به سفارش درست و مشتری درست همان مرسوله وصل می‌شود و این اتصال باید برای هر ردیف جدا بررسی شود. کد هر مرسوله را فقط برای مشتری همان مرسوله بفرستید.

برای این کار، سفارش ثبت‌شده را مبنا بگذارید. شماره مشتری را با سفارش ثبت‌شده تطبیق دهید و آدرس و کدپستی را با پیام مشتری کنترل کنید. اگر نام مشتری در سفارش با نام روی رسید فرق دارد، نایستید و حدس نزنید. پیام مشتری را باز کنید و مشخص کنید کدام سفارش به کدام بسته وصل است. ادعای خطای صفر پذیرفته نیست، پس همین کنترل دستی، بخش رسمی کار است نه احتیاط اضافه.

یک خطای رایج این است که فروشنده کدها را به ترتیب رسید به ترتیب سفارش‌ها می‌چیند و فرض می‌کند ترتیب‌ها یکی‌اند. این فرض درست نیست. ترتیب چاپ روی رسید با ترتیب ثبت سفارش در دفتر فروش یکی نیست. هر ردیف را جدا وصل کنید، حتی اگر به نظر برسد ترتیب‌ها می‌خوانند. برای فروشگاهی که ساخت فاکتور با گوشی را هم انجام می‌دهد، این نظم ردیف‌به‌ردیف با همان نظم فاکتورها می‌خواند و کنترل را ساده می‌کند.

اگر در میانه تطبیق به ردیفی رسیدید که مشتری آن مشخص نیست، بقیه را ادامه دهید. در گروه «مطمئن نیستیم — خودت چک کن»، هر ارتباط را بررسی و تأیید، اصلاح یا رد کنید. کد بدون مشتری مشخص را به سفارش حدسی وصل نکنید؛ ابتدا اطلاعات رسید و سفارش را تطبیق دهید.

انتخاب پست یا تیپاکس چرا اجباری است

انتخاب شرکت حمل در این مرحله اجباری است و باید پست یا تیپاکس را مشخص کنید. تشخیص خودکار شرکت حمل ادعا نمی‌شود، پس این انتخاب را دستی انجام دهید.

این انتخاب روی متن پیامک و راه پیگیری اثر می‌گذارد. مشتری باید بداند بسته او با کدام شرکت آمده و کجا پیگیری کند. اگر شرکت اشتباه انتخاب شود، مشتری به مسیر اشتباه می‌رود. پس برای هر دسته ارسال، شرکت درست را انتخاب کنید. اگر بخشی از بسته‌ها با پست و بخشی با تیپاکس رفته‌اند، آن‌ها را در دو دسته جدا آماده و ارسال کنید. قاطی‌کردن دو شرکت در یک فهرست، متن پیامک را خراب می‌کند.

نکته مهم این است که این انتخاب، ربطی به کیفیت استخراج ندارد. استخراج کد را می‌خواند ولی شرکت حمل را تشخیص نمی‌دهد. پس حتی اگر کدها کامل استخراج شده باشند، باز هم باید شرکت را خودتان مشخص کنید. این یک کلیک ساده است ولی اثر آن در کل پیامک می‌ماند.

لینک پیگیری ساخته‌شده به چه معناست

لینک پیگیری ساخته‌شده راه پیگیری مرسوله را نشان می‌دهد و با رهگیری لحظه‌ای زنده یکی نیست. این تفکیک را در متن پیامک هم رعایت کنید.

مشتری با این لینک می‌تواند برای پیگیری به post.ir مراجعه کند، ولی نباید انتظار داشته باشد وضعیت بسته در همان ثانیه به‌روز باشد. سامانه‌های پیگیری با تاخیر به‌روز می‌شوند و بسته تازه تحویل‌شده ممکن است هنوز ثبت نشده باشد. اگر این را از اول در پیامک روشن کنید، پیام «کدم کار نمی‌کند» کمتر می‌شود. جمله پیشنهادی همین است که کد مرسوله را بدهید و بگویید برای پیگیری به post.ir مراجعه کند، بدون این‌که لحظه‌ای‌بودن را قول بدهید.

مرحله سوم: بازبینی متن پیامک و گیرندگان

پیش از ارسال گروهی، متن پیامک، نام مشتری و نام فروشگاه، کد مرسوله هر گیرنده، شماره مشتری و اعتبار پیامک کافی را بازبینی کنید. ارسال گروهی را فقط پس از این بازبینی تایید کنید.

این مرحله آخرین فرصت کنترل است. پس از تایید ارسال، پیامک‌ها می‌روند و برگرداندن آن‌ها ممکن نیست. پس بازبینی را فشرده ولی کامل انجام دهید. متن را بلند بخوانید. نام هر مشتری را با کد همان مشتری کنار هم ببینید. شماره هر گیرنده را رقم‌به‌رقم با سفارش ثبت‌شده مقایسه کنید. اعتبار پیامک را هم ببینید که برای همه گیرندگان کافی باشد. اگر یکی از این‌ها ناقص است، ارسال را نگه دارید و اول آن را درست کنید.

برای پیامک ارسال سفارش که نام فروشگاه در متن می‌آید، املای نام فروشگاه را هم کنترل کنید. نام فروشگاه در همه پیامک‌ها یکی می‌ماند، ولی اگر آن را تغییر داده‌اید، مطمئن شوید نسخه تازه در متن نشسته است. همین کنترل ساده، از ارسال دسته‌ای با نام اشتباه جلوگیری می‌کند.

فهرست بازبینی پیش از ارسال گروهی

فهرست بازبینی پنج قلم دارد: متن پیامک، نام مشتری و نام فروشگاه، کد مرسوله هر گیرنده، شماره مشتری و اعتبار پیامک کافی. هر پنج را تیک بزنید و بعد ارسال را تایید کنید.

متن پیامک را از نظر کامل‌بودن اجزا ببینید: نام مشتری، نام فروشگاه، وضعیت سفارش یعنی تحویل به شرکت حمل، کد رهگیری همان مشتری و راه پیگیری مرسوله. اگر یکی از این اجزا جا افتاده، متن را کامل کنید. طول پیام فارسی می‌تواند باعث چندبخشی‌شدن آن شود؛ شمارنده متن را بررسی کنید و نام مشتری، کد رهگیری و مسیر پیگیری را روشن نگه دارید. متن فارسی معمولا ۷۰ واحد در یک بخش و ۶۷ واحد برای هر بخش در پیام چندبخشی است و متن ساده GSM حدود ۱۶۰ و ۱۵۳ واحد است؛ این اعداد تعداد ثابت حروف قابل مشاهده برای هر متن نیست چون برخی کاراکترها بیش از یک واحد شمارش می‌شوند. تعداد بخش‌های فنی را با مبلغ ریالی یا تعداد اعتبار حساب یکسان فرض نکنید؛ هزینه نمایش‌داده‌شده برای عملیات را ملاک قرار دهید.

نام مشتری و نام فروشگاه را در چند نمونه واقعی ببینید، نه فقط در قالب خام. قالب خام همیشه درست به نظر می‌رسد. مشکل وقتی دیده می‌شود که نام واقعی مشتری با کد واقعی کنار هم بنشیند. سه نمونه اول، سه نمونه میانی و سه نمونه آخر فهرست را کامل باز کنید. اگر این هفت نمونه درست‌اند، احتمال درستی بقیه بالاست ولی باز هم فهرست کدها را یک دور چشم‌گردی کنید.

شماره مشتری را با سفارش ثبت‌شده تطبیق دهید. شماره‌ای که مشتری در پیام داده با شماره‌ای که در فهرست ارسال است باید یکی باشد. اگر مشتری دو شماره داده، همان شماره‌ای را بگذارید که برای اطلاع‌رسانی خواسته است. اعتبار پیامک کافی را هم برای کل فهرست حساب کنید: تعداد گیرندگان ضربدر یک اعتبار پیامک. اگر اعتبار کم است، پیش از تایید ارسال آن را افزایش دهید.

خطاهای رایج تطبیق کد و شماره مشتری

رایج‌ترین خطاها این سه‌اند: ارسال کد مشتری دیگر به او، گذاشتن شماره اشتباه برای گیرنده درست و فرستادن پیام تکراری. هر سه با همین بازبینی ردیف‌به‌ردیف گرفته می‌شوند.

خطای اول وقتی می‌آید که دو ردیف همسایه جابه‌جا شوند. برای گرفتن آن، کد هر مرسوله را فقط برای مشتری همان مرسوله بفرستید و در بازبینی، کد و نام را در یک نگاه کنار هم ببینید. اگر فهرست را در شیت جدا آماده کرده‌اید، ستون کد و ستون نام را قفل دیداری کنید تا چشم سُر نخورد. برای فاکتور بسته‌بندی مرسوله که کد بسته روی فاکتور هم می‌نشیند، همین مقایسه کد فاکتور با کد فهرست ارسال، یک کنترل دوم می‌سازد.

خطای دوم وقتی می‌آید که شماره مشتری قدیمی یا شماره دیگری از همان مشتری در فهرست باشد. آدرس و کدپستی را با پیام مشتری کنترل کنید و شماره را از همان سفارش ثبت‌شده بردارید. اگر شماره مشکوک است، پیش از ارسال گروهی آن را جدا بررسی کنید. یک پیامک به شماره اشتباه، هم اعتبار مصرف می‌کند و هم کد مرسوله را به دست غریبه می‌رساند.

خطای سوم، پیام‌های تکراری و تبلیغ نامرتبط است. پیام‌های تکراری و تبلیغ نامرتبط را به پیامک کد رهگیری اضافه نکنید. پیامک کد رهگیری، پیام خدماتی درباره سفارش خود مشتری است. مشتری منتظر آن است و آن را می‌خواند. اگر متن تبلیغاتی به آن بچسبانید، هم پیام شلوغ می‌شود و هم گیرنده را آزار می‌دهد.

اصلاح خطای تشخیص با رسید اصلی

خطای تشخیص را با رسید اصلی اصلاح کنید و پیش از ارسال گروهی، تطبیق همه ردیف‌ها را دوباره ببینید. رسید اصلی تنها مرجع درست است.

اگر در بازبینی به کدی رسیدید که با منطق شماره‌های دیگر نمی‌خواند، همان ردیف را با رسید اصلی مقایسه کنید. اگر کد ناخوانا بود، به حدس عدد اضافه نکنید و رسید اصلی را دوباره بررسی کنید. گاهی نور عکس باعث شده صفر و شش یا یک و هفت قاطی شوند. در این حالت همان بخش رسید را با نور بهتر دوباره ببینید. اگر هنوز مشخص نیست، عکس بهتری از همان بخش بگیرید.

پس از اصلاح هر ردیف، تطبیق آن ردیف را هم دوباره کنترل کنید. اصلاح کد بدون کنترل تطبیق، نصف کار است. ممکن است کد درست شده ولی به سفارش اشتباه وصل مانده باشد. پس هر اصلاح را با یک کنترل تطبیق جفت کنید. وقتی همه ردیف‌ها تیک خوردند، تازه فهرست برای مرحله ارسال آماده است.

دریافت فاکتورلند و انتخاب نسخه

مرحله چهارم: ارسال

پس از بازبینی، ارسال را تایید کنید و فهرست بازبینی‌شده را به سامانه بدهید. هزینه هر پیامک جدا محاسبه می‌شود و هزینه استخراج عکس جداست، پس اعتبار هر دو را پیش از تایید ببینید.

لحظه ارسال، لحظه واگذاری کنترل است. تا پیش از تایید، همه‌چیز در دست شماست و می‌توانید هر ردیف را اصلاح کنید. پس از تایید، پیامک‌ها یکی‌یکی می‌روند. به همین دلیل این مرحله فقط یک دکمه نیست؛ اعلام پایان بازبینی است. اگر در بازبینی تردید دارید، ارسال را نگه دارید. هیچ فشاری برای ارسال فوری وجود ندارد که به اندازه یک ارسال اشتباه هزینه بسازد.

پیش از تایید، سه چیز را برای آخرین بار ببینید. تعداد گیرندگان با تعداد ردیف‌های تاییدشده یکی باشد. شرکت حمل انتخاب‌شده با واقعیت تحویل بسته‌ها بخواند. اعتبار پیامک برای کل فهرست کافی باشد. اگر هر سه درست‌اند، ارسال را تایید کنید. اگر یکی درست نیست، برگردید و آن را اصلاح کنید. این سه کنترل آخر کمتر از چند دقیقه وقت می‌گیرد.

هزینه اعتباری چگونه جدا محاسبه می‌شود

هزینه اعتباری دو بخش جداست: هر عکس پنج اعتبار برای استخراج و هر پیامک یک اعتبار پیامک برای ارسال. این دو با هم قاطی نمی‌شوند و باید هر دو را جدا حساب کنید.

فرض کنید سه عکس رسید وارد کرده‌اید و صد گیرنده دارید. هزینه استخراج سه عکس، جدا حساب می‌شود و هزینه ارسال صد پیامک هم جدا، هر پیامک یک اعتبار پیامک. اگر عکس چهارم اضافه کنید، هزینه استخراج اضافه می‌شود ولی هزینه هر پیامک همان می‌ماند. این تفکیک را در برنامه‌ریزی اعتبار در نظر بگیرید تا در میانه ارسال با کمبود اعتبار نمانید.

مبلغ ریالی در این مرجع ثبت نشده است. برای بررسی هزینه و اعتبار، از تنظیمات وارد «افزایش اعتبار» و صفحه «بسته‌ها» شوید. اگر در مرحله ارسال با کمبود اعتبار روبه‌رو هستید، از «شارژ اعتبار پیامکی» استفاده کنید. مبلغ و مقدار اعتبار و شرایط همان بسته نمایش‌داده‌شده در حساب را پیش از خرید بخوانید.

برای زمان‌بندی پیامک هم همین منطق اعتباری برقرار است: هر پیامک جدا حساب می‌شود. اگر ارسال را به زمان دیگری موکول می‌کنید، اعتبار لازم همان می‌ماند. پس زمان‌بندی، هزینه را کم و زیاد نمی‌کند؛ فقط زمان رفتن پیامک را جابه‌جا می‌کند.

خروجی صفر کد و سقف هر فایل

اگر خروجی استخراج صفر کد باشد، برگشت اعتبار ندارد و سقف هر فایل هم پانصد کد است. هر دو را پیش از ورود ورودی در نظر بگیرید.

خروجی صفر کد معمولا از عکس ناخوانا یا کادر ناقص می‌آید. یعنی عکس وارد شده ولی هیچ کدی از آن خوانده نشده است. در این حالت اعتبار استخراج برمی‌گردد نه، پس بهتر است پیش از ورود عکس، خوانایی آن را جدی بگیرید. اگر خروجی صفر شد، عکس بهتری بگیرید و دوباره وارد کنید. رسید اصلی را نگه دارید تا مقایسه ممکن بماند.

سقف هر فایل پانصد کد است. اگر فایل شما بزرگ‌تر است، آن را به چند فایل کوچک‌تر تقسیم کنید. برای هر فایل، استخراج و تطبیق و بازبینی را جدا انجام دهید. این جداسازی، کنترل را ساده نگه می‌دارد. برای فروشگاهی که فاکتورساز آنلاین را برای ثبت سفارش‌ها به کار می‌برد، همین تقسیم دسته‌ای با دسته‌های فاکتور هم‌خوان می‌شود و ردیابی را ساده می‌کند.

تایید نهایی ارسال گروهی

ارسال گروهی را فقط پس از بازبینی متن، کدها و اعتبار پیامک تایید کنید. این تایید به‌معنای آماده‌بودن همه ردیف‌هاست.

در عمل، تایید نهایی یعنی این جمله را بتوانید بگویید: هر کد به سفارش درست وصل است، شماره هر گیرنده با سفارش ثبت‌شده می‌خواند، متن کامل است و اعتبار کافی است. اگر یکی از این چهار را نمی‌توانید بگویید، هنوز آماده نیستید. برگردید و همان را درست کنید. این وسواس، هزینه نیست؛ همان کاری است که پیامک را قابل اعتماد می‌کند.

پس از تایید، فهرست را رها نکنید. وضعیت ارسال را ببینید و مطمئن شوید همه ردیف‌ها رفته‌اند. اگر ردیفی جا مانده، دلیل آن را پیدا کنید: شماره نامعتبر، اعتبار ناکافی یا خطای سامانه. ردیف جامانده را جدا پیگیری کنید و آن را با حدس رد نکنید. برای کاهش مرجوعی خرید آنلاین هم همین پیگیری ردیف‌های جامانده مهم است، چون مشتری بدون کد، بسته را پیگیری نمی‌کند و تماس او با فروشنده بیشتر می‌شود.

مرحله پنجم: تحویل توسط اپراتور و کنترل وضعیت

ارسال از سامانه با رسیدن قطعی پیامک به دست همه گیرندگان یکی نیست و تحویل نهایی توسط اپراتور انجام می‌شود. پس از ارسال، وضعیت تحویل را کنترل کنید.

این تفکیک را باید هم خودتان بدانید و هم در انتظار مشتری در نظر بگیرید. سامانه پیامک را می‌فرستد ولی مسیر رسیدن پیامک از شبکه اپراتور می‌گذرد. ترافیک شبکه، خاموشی گوشی، شماره مسدود یا خطای مسیر، همه می‌توانند تحویل را با تاخیر یا خطا همراه کنند. پس فعال‌بودن سامانه را با تحویل قطعی یکی نگیرید. این صداقت، از قول اشتباه جلوگیری می‌کند.

کنترل وضعیت یعنی دیدن خلاصه نتیجه پس از ارسال از نظر تعداد موفق، ناموفق یا زمان‌بندی‌شده. اگر خلاصه نشان داد بخشی ناموفق است، آن را جدا پیگیری کنید. شاید شماره اشتباه بوده، شاید گیرنده در دسترس نبوده. دلیل را پیدا کنید و در صورت نیاز با همان کد درست، دوباره اطلاع‌رسانی کنید. کد مرسوله عوض نشده؛ فقط مسیر اطلاع‌رسانی آن نیاز به تکرار دارد.

ارسال سامانه با رسیدن قطعی یکی نیست

فعال‌بودن سامانه با تحویل قطعی یکی نیست و تحویل بر عهده اپراتور است. این جمله را مبنای انتظار خودتان و مشتری بگذارید.

در عمل یعنی این‌که پس از تایید ارسال، کار شما تمام نشده است. باید گزارش تحویل را ببینید. اگر همه تحویل شده‌اند، فهرست را ببندید. اگر بخشی تحویل نشده، آن‌ها را در فهرست جدا بگذارید و پیگیری کنید. این پیگیری جدا، از ارسال دوباره کور به همه جلوگیری می‌کند و اعتبار را هدر نمی‌دهد.

به مشتری هم همین را بگویید، ولی ساده. بگویید کد مرسوله صادر و پیامک ارسال شده و اگر پیامک را نگرفته، کد را از همین مسیر بگیرد. کد هر مشتری ثابت است و با تاخیر تحویل عوض نمی‌شود. همین ثبات، کار پیگیری دوباره را ساده می‌کند. برای پیامک سفارش ووکامرس هم همین قاعده برقرار است: فعال‌بودن اتصال با تحویل قطعی پیامک یکی نیست.

پس از ارسال چه چیزی را کنترل کنیم

پس از ارسال، خلاصه نتیجه را از نظر تعداد موفق، ناموفق یا زمان‌بندی‌شده کنترل کنید. موفقیت ارسال به سرویس‌دهنده با تحویل قطعی به همه یکی نیست.

سه کنترل پس از ارسال را انجام دهید. نخست خلاصه نتیجه را از نظر تعداد موفق، ناموفق یا زمان‌بندی‌شده ببینید. دوم موارد ناموفق را با شماره و کد متناظر در فهرست جدا بنویسید. سوم برای هر مورد ناموفق، شماره را با سفارش ثبت‌شده دوباره تطبیق دهید و در صورت نیاز اطلاع‌رسانی را تکرار کنید. این سه کنترل، پرونده هر دسته ارسال را می‌بندد.

اگر مشتری گفت پیامک را نگرفته، کد صحیح همان سفارش را پس از تطبیق از مسیر ارتباطی دیگری به او بدهید و راه پیگیری در post.ir را یادآوری کنید. پس از عملیات، خلاصه نتیجه را از نظر تعداد موفق، ناموفق یا زمان‌بندی‌شده بررسی کنید. موفقیت ارسال به سرویس‌دهنده را با دریافت یا خواندن قطعی پیامک توسط مشتری یکی ندانید.

پیش‌نمایش متن پیامک و تطبیق کد و شماره مشتری

متن پیامک را پیش از ارسال گروهی با نام و کد واقعی چند گیرنده ببینید و شماره هر مشتری را با سفارش ثبت‌شده تطبیق دهید. قالب خام همیشه درست به نظر می‌رسد؛ خطا در نمونه واقعی دیده می‌شود.

متن زیر فقط الگوست و پیش از ارسال باید نام‌ها و کد هر گیرنده را در آن بازبینی کنید. این الگو را کلمه‌به‌کلمه نفرستید. آن را با داده واقعی پر کنید و بعد بفرستید.

نام مشتری گرامی، سفارش شما از سوی نام فروشگاه به اداره پست تحویل داده شد. کد مرسوله: کد رهگیری همان مشتری. برای پیگیری به post.ir مراجعه کنید.

در متن نهایی این موارد باشد: نام مشتری، نام فروشگاه، وضعیت سفارش یعنی تحویل به شرکت حمل، کد رهگیری همان مشتری و راه پیگیری مرسوله. اگر یکی از این پنج جا افتاده، متن را کامل کنید. اگر جمله اضافه‌ای هست که به این پنج کمک نمی‌کند، آن را حذف کنید. پیامک کد رهگیری جای توضیح اضافه نیست.

الگوی متن پیامک و اجزای آن

متن نهایی پنج جزء دارد: نام مشتری، نام فروشگاه، وضعیت سفارش، کد همان مشتری و راه پیگیری. هر پنج را در پیش‌نمایش واقعی ببینید.

نام مشتری را از سفارش ثبت‌شده بردارید و املای آن را کنترل کنید. نام فروشگاه را هم با همان املای ثابت همیشگی بگذارید. وضعیت سفارش یعنی تحویل به شرکت حمل را روشن بنویسید تا مشتری بداند بسته پست شده و کد برای همان است. کد رهگیری همان مشتری را رقم‌به‌رقم با فهرست تطبیق‌یافته مقایسه کنید. راه پیگیری مرسوله را هم ساده بدهید: برای پیگیری به post.ir مراجعه کنید.

برای نمونه، سه گیرنده اول فهرست را با نام و کد واقعی باز کنید و متن کامل هر سه را بخوانید. بعد سه گیرنده آخر را هم همین‌طور ببینید. اگر در این شش نمونه، نام و کد و شماره هر گیرنده با سفارش ثبت‌شده می‌خواند، فهرست آماده است. اگر در یکی از آن‌ها ناهماهنگی دیدید، کل فهرست را دوباره چشم‌گردی کنید. همین شش نمونه، بیشتر خطاهای قالب را نشان می‌دهد.

برای اندازه لیبل پستی و چاپ آن، همین نظم نام و کد به کار می‌آید: نامی که روی چاپ لیبل می‌نشیند با نامی که در پیامک می‌آید باید یکی باشد. این یکدستی، اعتماد مشتری را بیشتر می‌کند. مشتری که نام خودش را روی بسته و در پیامک یکی می‌بیند، راحت‌تر پیگیری می‌کند.

چه چیزی به پیامک اضافه نشود

پیام‌های تکراری و تبلیغ نامرتبط را به پیامک کد رهگیری اضافه نکنید. این پیام، خدماتی و درباره سفارش خود مشتری است.

پیام تکراری یعنی فرستادن دوباره همان کد بدون دلیل. اگر گزارش تحویل موفق است، دوباره نفرستید. اگر مشتری کد را گم کرده، همان کد تاییدشده را بدهید ولی کل فهرست را دوباره ارسال نکنید. ارسال دوباره کور، هم اعتبار مصرف می‌کند و هم مشتری را سردرگم می‌کند.

تبلیغ نامرتبط یعنی چسباندن معرفی کالا یا تخفیف به پیام کد رهگیری. مشتری در این لحظه فقط کد خودش را می‌خواهد. متن تبلیغاتی، پیام را شلوغ می‌کند و هدف آن را خراب می‌کند. اگر تخفیف دارید، آن را در پیام جدا و در زمان جدا بفرستید. برای افزونه ووکامرس که پیام‌های سفارش جدا دارد، همین جدایی پیام خدماتی از پیام تبلیغاتی قاعده ثابت است.

تطبیق کد و شماره مشتری در یک نگاه

کد هر مرسوله را فقط برای مشتری همان مرسوله بفرستید و شماره مشتری را با سفارش ثبت‌شده تطبیق دهید. آدرس و کدپستی را هم با پیام مشتری کنترل کنید.

این سه کنترل را می‌شود در یک جدول ذهنی ساده خلاصه کرد، ولی در عمل باید ردیف‌به‌ردیف انجام شود. برای هر ردیف بپرسید: این کد مال این مشتری است؟ این شماره مال همین مشتری است؟ آدرس و کدپستی با پیام مشتری می‌خواند؟ اگر هر سه پاسخ بله است، ردیف آماده است. اگر یکی نه است، آن ردیف را نگه دارید و اول همان را درست کنید.

اگر کد ناخوانا بود، به حدس عدد اضافه نکنید و رسید اصلی را دوباره بررسی کنید. حدس در کد مرسوله، پیگیری را خراب می‌کند و مشتری را به مسیر اشتباه می‌فرستد. رسید اصلی، تنها مرجع درست است. همین جمله کوتاه را در کنار میز کار بچسبانید: بدون رسید، بدون ارسال.

تفاوت پیامک خدماتی و تبلیغاتی و مقایسه روش‌های ارسال

پیامک خدماتی درباره سفارش خود مشتری اطلاع می‌دهد و مشتری منتظر آن است؛ پیامک تبلیغاتی برای معرفی کالا یا تخفیف است و گیرنده انتظاری برای آن ندارد. پیامک کد رهگیری از نوع اول است و باید همان‌طور نوشته و فرستاده شود.

این تفکیک فقط نظری نیست. روی متن، زمان و انتظار گیرنده اثر می‌گذارد. پیام خدماتی کوتاه و دقیق است و همان چیزی را می‌دهد که مشتری خواسته: کد مرسوله خودش. پیام تبلیغاتی پیشنهادی می‌دهد که مشتری نخواسته و ممکن است آن را نخواند. پس این دو را در یک قالب ننویسید و در یک زمان نفرستید. هر کدام را جدا آماده و جدا ارسال کنید.

از نظر انتظار گیرنده هم فرق دارند. مشتری پیام کد رهگیری را باز می‌کند چون بسته او در راه است. همین انتظار، نرخ خوانده‌شدن آن را بالا می‌برد. پیام تبلیغاتی این انتظار را ندارد و ممکن است نادیده بماند. پس ارزش پیام خدماتی را با چسباندن تبلیغ به آن کم نکنید.

پیامک خدماتی درباره سفارش خود مشتری است

پیامک کد رهگیری، پیام خدماتی است و فقط همان سفارش را اطلاع می‌دهد. نام مشتری، نام فروشگاه، وضعیت تحویل به شرکت حمل، کد همان مشتری و راه پیگیری، پنج جزء آن است.

این تعریف ساده، معیار داوری متن است. هر جمله‌ای که به این پنج کمک می‌کند بماند و هر جمله‌ای که کمک نمی‌کند حذف شود. جمله‌های احساسی طولانی، معرفی محصول دیگر و لینک نامرتبط، به این پنج کمک نمی‌کنند. متن را لاغر نگه دارید تا کد در آن گم نشود.

برای فروشگاهی که لیبل پستی و فاکتور هم صادر می‌کند، همین منطق برقرار است: هر سند یک کار می‌کند. لیبل، بسته را می‌رساند. فاکتور، خرید را ثبت می‌کند. پیامک کد رهگیری، کد را می‌رساند. قاطی‌کردن کارها، هر سه را خراب می‌کند.

روش دستی و پنل ساده چه کاستی دارند

روش دستی دایرکت و کپی‌اکسل، وقت‌گیر و مستعد جابه‌جایی کد است و پنل ساده هم اتصال به سفارش ندارد و ورود دستی می‌خواهد. مسیر فاکتورلند شامل ورود رسید، استخراج کد، تطبیق با سفارش، بازبینی متن و سپس ارسال است.

در روش دستی، فروشنده کد را از رسید می‌خواند و یکی‌یکی در دایرکت یا واتساپ می‌فرستد. برای چند سفارش شاید جواب بدهد، ولی برای ده‌ها سفارش، کپی‌پیست ردیفی خطای جابه‌جایی می‌سازد. پیام هم در شلوغی دایرکت گم می‌شود. در روش اکسل هم ورود دستی می‌ماند و ردیف‌ها ممکن است اشتباه بخورند.

پنل پیامکی ساده، ارسال را انجام می‌دهد ولی به سفارش وصل نیست. شماره‌ها و کدها را باید دستی وارد کرد و شخصی‌سازی نام و کد هر گیرنده سخت است. در برابر این‌ها، مسیر این راهنما پنج مرحله جدا دارد که هر کد را به سفارش درست وصل می‌کند و پیش از ارسال گروهی همه‌چیز را بازبینی می‌کند. جزئیات هر مرحله را در همین راهنما ببینید و همان را قدم‌به‌قدم اجرا کنید.

پرسش‌های پرتکرار

برای شروع چه چیزی لازم است

رسید خوانا، سفارش ثبت‌شده و بازبینی‌شده، شماره مشتری، متن بازبینی‌شده و اعتبار پیامک کافی. هر پنج را آماده کنید و بعد وارد مرحله استخراج شوید.

اگر کد اشتباه استخراج شد چه کنم

خروجی را با رسید اصلی مقایسه کنید و ردیف اشتباه را دستی اصلاح کنید. پیش از ارسال گروهی، تطبیق همه ردیف‌ها را دوباره ببینید.

آیا انتخاب شرکت حمل لازم است

بله. انتخاب پست یا تیپاکس اجباری است و تشخیص خودکار شرکت حمل ادعا نمی‌شود. اگر بسته‌ها با دو شرکت رفته‌اند، دو دسته جدا آماده کنید.

هزینه به چه صورت محاسبه می‌شود

هر عکس پنج اعتبار و هر پیامک یک اعتبار پیامک، جدا از هم. سقف هر فایل پانصد کد است و خروجی صفر کد برگشت اعتبار ندارد. مبلغ ریالی در این مرجع ثبت نشده است.

آیا تحویل پیامک به همه گیرندگان قطعی است

خیر. فعال‌بودن سامانه با تحویل قطعی یکی نیست و تحویل بر عهده اپراتور است. وضعیت تحویل را پس از ارسال کنترل کنید.

فاکتورلند با پنل پیامکی ساده چه فرقی دارد

در این روش، مسیر کار شامل ورود رسید، استخراج کد، تطبیق با سفارش، بازبینی متن و سپس ارسال است. جزئیات هر مرحله را در همین راهنما ببینید.

دریافت فاکتورلند و انتخاب نسخه

جمع‌بندی و شروع

برای ارسال کد رهگیری با پیامک، رسید خوانا را وارد کنید، هر کد را به سفارش درست وصل کنید، متن و شماره گیرنده را بازبینی کنید و بعد ارسال را تایید کنید. تحویل نهایی بر عهده اپراتور است و وضعیت آن را پس از ارسال ببینید.

این پنج مرحله را به همان ترتیب و جدا از هم اجرا کنید. استخراج را با تطبیق قاطی نکنید. بازبینی را حذف نکنید. ارسال را پیش از بازبینی تایید نکنید. همین نظم ساده، بیشتر خطاهای گزارش‌شده را از بین می‌برد. خطای تشخیص را همیشه با رسید اصلی اصلاح کنید و کد حدسی به هیچ مشتری ندهید.

برای شروع، روش استفاده و امکان مرتبط را ببینید و اپلیکیشن را از مسیر رسمی بگیرید. پیوند روش استفاده و دانلود اپلیکیشن در نسخه فعلی حفظ شده و در انتهای همین راهنماست. اگر در بخشی به اطلاعات نامشخص رسیدید، آن را با برچسب بررسی در گزارش ببینید و پیش از انتشار نهایی تایید کنید.

منتشرکننده: فاکتورلند.